Serienbriefe mit Word von MS zu erstellen ist nicht sonderlich
schwer. Wenn man etwas herumdrückt, dann findet man es auch selbst heraus.
Trotzdem finde ich die Funktion so genial, dass ich ein paar Worte darüber
verlieren möchte, für alle, die noch nicht damit gearbeitet haben.
Für wen ist das nützlich?
Jeder der den gleichen Brief an mehrere unterschiedliche Personen
schicken will.
Also gleicher Text mit unterschiedlichen Empfängern.
Ihr benötigt:
Word (ich benutzte 2000)
in Word ein "Roh"- Dokument
ein Dokument in dem die Tabelle mit den Daten steht
Also eigentlich nix ;-)
Für die, die bald heiraten oder eine Feier ausrichten wollen, bietet
es sich an diese Funktion Serienbrief zu verwenden.
Vorbereitung:
Ihr schreibt euren Brief standardmäßig und lasst die Anrede, Adressen
etc. weg.
Hauptdokument:
Dann geht ihr im Menü auf "Extras" und "Seriendruck".
Hier könnt ihr das Hauptdokument anlegen. Nehmt das "aktuelle Fenster"
unter "Serienbrief".
Aus diesem Hauptdokument werden alle weiteren Dokumente mit den unterschiedlichen
Anschriften generiert. Ihr könnt auch ein anderes Dokument verwenden
und Adressetiketten etc. erstellen.
Datenquelle:
Jetzt müssen die "Daten importiert" werden, aus
denen die unterschiedlichen Briefköpfe etc. generiert werden. Am einfachsten
ist es wenn man eine neue Tabelle anlegt, in dem man auf "Datenquelle
erstellen" unter "Seriendruck" geht. In dem neuen Fenster können
die Spaltenköpfe entfernt oder erweitert werden. Wenn ihr euch noch nicht
ganz sicher seid, was ihr braucht, dann macht das nicht viel, weil die Tabelle
nachträglich erweitert werden kann. Nehmt einfach die Standardtabelle
für den Anfang. Mit dem Okay klicken taucht das Fenster zum Abspeichern
auf. Gebt dem Doc einen Namen und die Datenquelle ist gespeichert, auch wenn
sie noch leer ist. Zum Eingeben eurer Datensätze könnt ihr das "Datenformular"
nehmen oder im "Datenformular" unten rechts auf "Datenquelle"
gehen, dann wird das Doc direkt aufgemacht und ihr könnt in eure Tabellen
schreiben.
Jetzt gehen wir mal davon aus, dass alles passt und wir gehen über zum
nächsten Punkt.
